ФОП на загальній системі: як підтвердити витрати і не втратити гроші

ФОП на загальній системі оподаткування платить податок не з обороту, а з різниці між доходами та витратами. Тож кожна підтверджена витрата напряму зменшує суму податку. Але якщо гроші перераховані фізособі без оформлення належних документів, податкова може не визнати цю витрату, і підприємець втратить право на зменшення бази оподаткування.

Щоб витрата була зарахована, потрібні три документи. Перший — договір та акт виконаних робіт або наданих послуг (або інвойс), у яких зазначені і ФОП, і фізособа. Другий — документи, що підтверджують утримання з виплати ПДФО та військового збору і їх перерахування до бюджету. Третій — дані з квартального звіту 4ДФ, де відображені самі виплати й сплачені податки.

Коли ФОП платить звичайній людині без статусу підприємця, він виступає податковим агентом. Це означає, що підприємець зобов’язаний самостійно утримати з суми виплати 18% ПДФО та 5% військового збору, перерахувати їх у бюджет і показати у звітності. Якщо цього не зробити, навіть договір і платіжка на повну суму не допоможуть — ДПС витрату не визнає.

Найчастіше проблема виникає з орендою квартири чи офісу у власника-фізособи. Орендодавець зазвичай не нагадує про податки, а відповідальність лежить саме на орендарі-ФОП. Тож варто заздалегідь передбачити в договорі умови про утримання податків і вчасно подавати звітність.

Порада: перед тим як оплачувати послугу або оренду фізособі, переконайтеся, що у вас є договір, акт, платіжні документи, а також що ви утримали й сплатили податки. Зберігайте всі папери — перевірка може прийти навіть за минулі роки.